Table of Contents
Bạn có sử dụng Outlook và gặp phải tình trạng báo đầy bộ nhớ? Đừng lo, bạn có thể tận dụng tính năng Archive mail để lưu trữ thư một cách tiện lợi. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện và khắc phục lỗi Outlook báo đầy bộ nhớ một cách đơn giản và chi tiết.
I. Archive mail là gì?
Archive mail là tính năng cho phép bạn lưu trữ các thư gửi đến và thư gửi đi trong một khoảng thời gian xác định. Hệ thống sẽ tự động lưu trữ các thư trong thư mục của tài khoản …archive@domain.ltd. Hằng ngày, một thư mục mới sẽ được tạo ra với định dạng archivetype.YYYY-MM-DD chứa tất cả các thư lưu trữ được chỉ định.
II. Archive mail thủ công
Để lưu trữ thư tự chọn, bạn chỉ cần chọn và kéo thư muốn lưu vào mục “Archives”.
III. Archive mail cho từng folder
1. Hướng dẫn nhanh
- Chuột phải vào thư mục > Chọn “Properties” > Tab “AutoArchive” > Mục “Archive item in this folder using the default settings” chọn “Default Archive Settings” > Tùy chỉnh các thông số > Nhấn “OK” > Chọn “Apply”.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Chuột phải vào thư mục bạn muốn lưu trữ > Chọn “Properties”.
Bước 2: Ở tab “AutoArchive” mục “Archive item in this folder using the default settings” bạn chọn “Default Archive Settings”.
Bước 3: Bạn tùy chỉnh cài đặt các thông số tiêu biểu như:
- “Run AutoArchive Every”: Số ngày chương trình AutoArchive sẽ chạy một lần.
- “Show Archive folder in folder list”: Hiển thị folder Archive bên ngoài khung Outlook chính.
- “Clean out items older than”: Thư bao nhiêu ngày sẽ được đưa vào mục archive.
- “Move old items to”: Đường dẫn đến thư mục chứa mail archive.
Sau khi tùy chỉnh xong, bạn nhấn “OK” để lưu.
Bước 4: Chọn “Apply” để lưu thay đổi.
IV. Archive toàn bộ mail trong Outlook
1. Hướng dẫn nhanh
- Chọn “File” > Chọn “Info” > Mục “Cleanup Tools” chọn “Archive” > Nhấp vào tùy chọn “Archive this folder and all subfolders” > Chọn thư mục bạn muốn lưu trữ > Nhập ngày mốc lưu trữ > Tích vào ô “Include items with ‘Do not AutoArchive’ checked” > Nhấn “OK”.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Chọn “File”.
Bước 2: Chọn “Info”, ở mục “Cleanup Tools” chọn “Archive”.
Bước 3: Nhấp vào tùy chọn “Archive this folder and all subfolders” và chọn thư mục bạn muốn lưu trữ.
Bước 4: Trong mục “Archive items older than”, hãy nhập ngày mốc lưu trữ.
Bước 5: Tích vào ô “Include items with ‘Do not AutoArchive’ checked” để lưu trữ các mục riêng lẻ bị loại trừ khỏi tính năng lưu trữ tự động. Tùy chọn này không xóa loại trừ đó khỏi các mục này mà chỉ bỏ qua cài đặt không tự động lưu trữ chỉ cho bản lưu trữ này.
Bước 6: Nhấn “OK” để lưu.
V. Cách mở file archive trong Outlook
1. Hướng dẫn nhanh
- Chọn “File” > Chọn “Open & Export” > Chọn “Open Outlook Data File” > Chọn file “Archive” > Chọn “Open”.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Chọn “File”.
Bước 2: Chọn “Open & Export” và chọn “Open Outlook Data File”.
Bước 3: Chọn file “Archive” và chọn “Open”.
Trên đây là hướng dẫn cách Archive mail, khắc phục Outlook báo đầy bộ nhớ đơn giản, chi tiết. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn trong việc sử dụng phần mềm này tiện lợi và hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công!
Copy Paste Tool là công cụ giúp bạn dễ dàng sao chép và dán nhanh nội dung mà không bị thay đổi định dạng. Tìm hiểu thêm tại đây.