Table of Contents
Khi bạn trình bày các báo cáo, thường cần đính kèm các bảng dữ liệu để minh họa cho số liệu. Nếu bạn đã chuẩn bị các bảng trên Excel và đang tìm cách copy bảng từ Excel sang Word thay vì tạo mới bảng từ đầu, hãy cùng tôi học 4 phương pháp chuyển dữ liệu từ Excel sang Word đơn giản và nhanh chóng nhất.
1. Cách copy bảng từ Excel sang Word: Copy Paste
Cách đầu tiên và đơn giản nhất là sử dụng tính năng Copy Paste (Ctrl+C và Ctrl+V). Với cách này, bạn chỉ cần vài thao tác để có được một bảng Excel ưng ý trên trang giấy Word.
Cách copy từ Excel sang Word
Giả sử bạn có một bảng dữ liệu trên Excel đơn giản như sau:
Làm thế nào để copy bảng Excel này sang Word? Hãy làm theo các bước dưới đây:
Bước 1: Chọn toàn bộ bảng Excel và nhấn Ctrl+C hoặc chuột phải và chọn Copy.
Bước 2: Chuyển sang file Word và đặt con trỏ chuột ở vị trí bạn muốn hiển thị bảng.
Bước 3: Nhấn Ctrl+V hoặc trên thẻ Home > trên nhóm Clipboard > Paste.
Như bạn đã thấy, toàn bộ bảng Excel đã xuất hiện trên trang giấy Word chỉ sau một vài cú nhấn chuột. Bảng sau khi được copy sang Word cần được điều chỉnh kích thước sao cho phù hợp nhất.
Thay đổi định dạng khi copy bảng từ Excel sang Word
Nếu bạn muốn định dạng lại bảng sau khi đã chuyển dữ liệu từ Excel sang Word, hãy để ý đến biểu tượng Ctrl nằm ở góc phải bên dưới bảng.
Khi nhấn vào biểu tượng này, bạn sẽ thấy danh sách các tùy chọn định dạng dữ liệu, bao gồm:
- Keep Source Formatting (mặc định): Paste bảng và giữ nguyên định dạng bảng gốc của Excel.
- Use Destination Styles: Paste bảng và chuyển bảng về định dạng hiện tại của Word.
- Link & Keep Source Formatting: Paste liên kết đến bảng và giữ nguyên định dạng bảng gốc của Excel.
- Link & Use Destination Styles: Paste liên kết đến bảng và chuyển bảng về định dạng hiện tại của Word.
- Picture: Paste hình ảnh của bảng Excel.
- Keep Text Only: Chỉ paste văn bản trong bảng Excel.
Bạn có thể thử qua các tùy chọn trên để tìm ra tùy chọn phù hợp với nhu cầu của mình. Chú ý rằng, nếu bạn thay đổi dữ liệu trực tiếp trên Excel và quay lại Word, sự khác biệt giữa các tùy chọn sẽ được hiển thị.
2. Tạo bảng kèm đường link tự cập nhật
Bạn có thể copy bảng từ Excel sang Word để tạo một đường link về bảng dữ liệu gốc, nhằm tự động cập nhật các thay đổi trên bảng Excel cho bảng Word. Với cách này, chúng ta sẽ sử dụng tính năng Paste Special.
Tính năng Paste Special trong Word
Paste Special là tính năng cho phép bạn thay đổi định dạng paste mặc định khi copy và paste dữ liệu. Để truy cập Paste Special, bạn có thể tìm thấy nó tại thẻ Home > nhóm Clipboard > Paste > Paste Special.
Cách copy bảng từ Excel sang Word để dữ liệu tự động cập nhật khi có thay đổi
Bằng tính năng Paste Special, chúng ta sẽ copy bảng từ Excel sang Word dưới dạng liên kết. Điều này cho phép Word tự động thay đổi dữ liệu bảng khi bạn thực hiện các thay đổi trên Excel. Thao tác này vô cùng hữu ích trong trường hợp dữ liệu của bạn còn ở bước chỉnh sửa chứ chưa phải dữ liệu cuối cùng.
Vẫn tiếp tục với bảng dữ liệu trong phần trên, chúng ta sẽ học cách copy từ Excel sang Word bằng tính năng Paste Special bao gồm các bước dưới đây:
Bước 1: Chọn toàn bộ bảng Excel và nhấn Ctrl+C hoặc chuột phải và chọn Copy.
Bước 2: Chuyển sang file Word và đặt con trỏ chuột ở vị trí bạn muốn hiển thị bảng.
Bước 3: Vào thẻ Home > trên nhóm Clipboard > mũi tên dưới biểu tượng Paste > Paste Special.
Bước 4: Chọn mục Paste link > Microsoft Excel Worksheet Object > Sau đó nhấn OK.
Như vậy, bạn đã hoàn thành việc copy bảng từ Excel sang Word để dữ liệu tự động cập nhật ở Word khi có thay đổi ở bảng Excel. Hãy thử thay đổi dữ liệu trên Excel, chắc chắn bạn sẽ thấy bảng Word thay đổi theo. Nếu bạn không thấy 2 bảng khớp nhau, hãy nhấn chuột phải vào bảng Word và chọn Update Link.
Lưu ý rằng, bảng Word sẽ liên tục được cập nhật dựa trên file Excel gốc mỗi khi bạn mở file. Do đó, để đảm bảo dữ liệu được cập nhật đúng, hãy giữ cả 2 file Word và Excel trong bộ nhớ thiết bị của mình.
3. Nhúng bảng vào Word
Phương pháp này cho phép bạn nhúng bảng Excel vào Word để tạo thành một bảng tính Excel ngay tại trang văn bản.
Cách chuyển file Excel sang Word bằng cách nhúng bảng
Dưới đây là các bước nhúng bảng Excel vào Word:
Bước 1: Chọn toàn bộ bảng Excel và nhấn Ctrl+C hoặc chuột phải và chọn Copy.
Bước 2: Chuyển sang file Word và đặt con trỏ chuột ở vị trí bạn muốn hiển thị bảng.
Bước 3: Vào thẻ Home > nhóm Clipboard > mũi tên dưới biểu tượng Paste > Paste Special.
Bước 4: Chọn mục Paste > Microsoft Excel Worksheet Object. Sau đó nhấn OK.
Sau khi chờ một lúc, bạn sẽ thấy bảng Excel đã được copy sang Word. Bạn có thể thiết lập các hàm tính toán cho bảng dữ liệu của mình hoặc định dạng các thông tin hiển thị trong bảng.
4. Copy bảng từ Excel sang Word bằng định dạng hình ảnh
Nếu bạn đã hoàn thiện bảng dữ liệu và không cần thay đổi nữa, bạn có thể copy bảng từ Excel sang Word dưới định dạng hình ảnh để tránh việc bị nhảy dòng.
Cách copy bảng Excel sang Word dưới định dạng hình ảnh
Các bước như sau:
Bước 1: Chọn toàn bộ bảng Excel và nhấn Ctrl+C hoặc chuột phải và chọn Copy.
Bước 2: Chuyển sang file Word và đặt con trỏ chuột ở vị trí bạn muốn hiển thị bảng.
Bước 3: Vào thẻ Home > trên nhóm Clipboard > click vào mũi tên dưới biểu tượng Paste > Paste Special.
Bước 4: Chọn mục Paste > Picture (Enhanced Metafile) > Sau đó nhấn OK.
Như vậy, bạn đã copy bảng Excel sang Word dưới định dạng hình ảnh. Bạn có thể tùy chỉnh hình ảnh như mong muốn.
Cách chèn link vào bảng ở định dạng ảnh
Nếu bạn muốn hình ảnh giữ nguyên độ linh hoạt và có thể cập nhật dựa theo thay đổi tại file gốc, hãy làm theo các bước sau:
Bước 1: Chọn toàn bộ bảng Excel và nhấn Ctrl+C hoặc chuột phải và chọn Copy.
Bước 2: Chuyển sang file Word và đặt con trỏ chuột ở vị trí bạn muốn hiển thị bảng.
Bước 3: Vào thẻ Home > nhóm Clipboard > mũi tên dưới biểu tượng Paste > Paste Special.
Bước 4: Chọn mục Paste link > Picture (Enhanced Metafile) > Sau đó nhấn OK.
Đây là cách copy từ Excel sang Word không bị nhảy dòng nhưng vẫn có thể tự động cập nhật dữ liệu khi chỉnh sửa ở file gốc.
Tổng kết
Đó là 4 phương pháp đơn giản để copy bảng từ Excel sang Word. Tùy vào trường hợp và yêu cầu cụ thể, hãy cân nhắc các cách copy bảng từ Excel sang Word để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.