Các bước kiểm soát định dạng khi dán văn bản trong Word

Bởi

(Bài viết này áp dụng cho MS Word Office 365, Word 2016, Word 2013, Word 2010 và Word 2007).

Bạn đã bao giờ cắt hoặc sao chép một đoạn văn bản và dán nó vào tài liệu của mình? Bạn có muốn văn bản này giữ nguyên định dạng ban đầu hay muốn nó trông giống như văn bản trong tài liệu đích? Trong Word, bạn có thể lựa chọn một trong hai tùy chọn này mỗi khi bạn thực hiện thao tác dán văn bản. Bài viết này sẽ giải thích cách thức các tùy chọn này hoạt động.

Bật nút Paste Options

Nút Paste Options

Nút Paste Options được bật theo mặc định trong Word. Tuy nhiên, nếu bạn không thấy nút này, có thể là nó đã bị tắt. Để bật lại tính năng này, bạn làm theo các bước sau:

  1. Trong Word 2010, 2013 hoặc 2016, nhấp vào File > Options > Advanced. Trong Word 2007, bấm nút Microsoft Office, rồi bấm Word Options > Advanced.
  2. Trong phần Cut, copy, and paste, chọn Show Paste Options button when content is pasted.
  3. Nhấp vào OK.

Giữ nguyên định dạng của văn bản gốc

Khi bạn di chuyển hoặc sao chép văn bản từ một tài liệu Word khác và dán nó vào tài liệu mới, văn bản được sao chép có thể có phông chữ hoặc định dạng khác nhau so với tài liệu đích. Ví dụ, bạn có thể di chuyển hoặc sao chép một đoạn văn bản được in đậm, có cỡ chữ 10, phông chữ Times New Roman và dán nó vào một văn bản không được in đậm, có cỡ chữ 11, phông chữ Calibri. Nếu bạn muốn văn bản được dán vào có phông chữ Times New Roman thay vì Calibri, bạn có thể giữ nguyên định dạng của nó bằng cách làm như sau:

  1. Chọn văn bản bạn muốn di chuyển hoặc sao chép, sau đó nhấn CTRL + X để di chuyển văn bản hoặc nhấn CTRL + C để sao chép văn bản.
  2. Nhấp vào nơi bạn muốn dán văn bản, sau đó nhấn CTRL + V.
  3. Nhấp vào nút Paste Options, xuất hiện sau khi bạn dán văn bản. Nếu bạn không thấy nút Paste Options, nhấn CTRL + Z để hoàn tác quá trình dán và sau đó bật tùy chọn hiển thị nó (Xem phần trên).
  4. Nhấp vào Keep Source Formatting.

Bảo toàn định dạng của văn bản gốc khi các style văn bản khác nhau

Nếu bạn sao chép một phần của một đoạn từ một tài liệu Word khác và các kiểu định dạng, chẳng hạn như Normal, Heading 1, v.v… khác nhau trong mỗi tài liệu, nút Paste Options có thể hiển thị Keep Source Formatting đã chọn, nhưng văn bản được dán sẽ trông không giống như văn bản trong tài liệu gốc. Điều này là do định dạng của văn bản trong tài liệu gốc được điều chỉnh theo kiểu đoạn văn của nó. Nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng ban đầu của nó, hãy làm như sau:

  1. Khi bạn cắt hoặc sao chép văn bản gốc, hãy chắc chắn bao gồm dấu đoạn (¶). Để hiển thị dấu đoạn, bấm Show/Hide ¶ trong Paragraph trên tab Home.
  2. Dán văn bản.
  3. Nhấp vào nút Paste Options, xuất hiện sau khi bạn dán văn bản. Nếu bạn không thấy nút Paste Options, nhấn CTRL + Z để hoàn tác quá trình dán và sau đó bật tùy chọn hiển thị nó (Xem phần trên).
  4. Xóa bất kỳ văn bản không mong muốn nào trước phần cuối của đoạn văn.

Thay đổi định dạng cho phù hợp với định dạng của văn bản xung quanh

Cùng một cách, khi bạn di chuyển hoặc sao chép văn bản từ một tài liệu Word khác và dán nó vào tài liệu mới, văn bản được sao chép có thể có phông chữ hoặc định dạng khác nhau so với tài liệu đích. Nếu bạn muốn văn bản được dán khớp với văn bản xung quanh trong tài liệu đích, hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn văn bản bạn muốn di chuyển hoặc sao chép, sau đó nhấn CTRL + X để di chuyển văn bản hoặc nhấn CTRL + C để sao chép văn bản.
  2. Nhấp vào nơi bạn muốn dán văn bản, sau đó nhấn CTRL + V.
  3. Nhấp vào nút Paste Options, xuất hiện sau khi bạn dán văn bản. Nếu bạn không thấy nút Paste Options, nhấn CTRL + Z để hoàn tác quá trình dán và sau đó bật tùy chọn hiển thị nó (Xem phần trên).
  4. Sau đó, làm một trong số các điều sau đây:
    • Nếu văn bản bạn đang dán bao gồm các phần định dạng mà bạn muốn giữ lại, chẳng hạn như các từ in đậm hoặc in nghiêng, hãy nhấp vào Match Destination Formatting.
    • Nếu bạn muốn xóa tất cả định dạng gốc khỏi văn bản bạn đang dán, hãy nhấp vào Keep Text Only.

Lưu ý: Nếu lựa chọn của bạn bao gồm nội dung không phải là văn bản, tùy chọn Keep Text Only sẽ loại bỏ nội dung đó hoặc chuyển đổi nội dung thành văn bản. Ví dụ, nếu bạn sử dụng tùy chọn Keep Text Only khi bạn dán nội dung bao gồm hình ảnh và bảng, các hình ảnh sẽ bị bỏ qua khỏi nội dung được dán và bảng được chuyển đổi thành một chuỗi các đoạn văn.

Nếu lựa chọn của bạn bao gồm danh sách có dấu đầu dòng hoặc được đánh số

Tùy chọn Keep Text Only có thể loại bỏ các dấu đầu dòng hoặc đánh số đó, tùy thuộc vào cài đặt mặc định để dán văn bản trong Word. Để bảo toàn các ký tự dấu đầu dòng và đánh số, bạn có thể chuyển đổi định dạng danh sách có dấu đầu dòng hoặc được đánh số, thành các đoạn bắt đầu bằng dấu đầu dòng hoặc ký tự số.

  1. Trong Word 2010, 2013 hoặc 2016, nhấp vào File > Options > Advanced. Trong Word 2007, bấm nút Microsoft Office, rồi bấm Word Options.
  2. Cuộn xuống phần Cut, copy, and paste.
  3. Chọn Keep bullets and numbers when pasting text with Keep Text Only.

Dán các mục từ danh sách có dấu đầu dòng hoặc được đánh số

Nếu bạn dán các mục từ danh sách có dấu đầu dòng hoặc được đánh số vào tài liệu chứa danh sách tương tự, bạn có thể dán các mục như một phần của danh sách hiện có và tiếp tục chuỗi đánh số hoặc dán các mục dưới dạng danh sách mới.

Dán các mục để chúng tiếp tục chuỗi đánh số

  1. Chọn các mục danh sách mà bạn muốn di chuyển hoặc sao chép, sau đó nhấn CTRL + X để di chuyển các mục hoặc nhấn CTRL + C để sao chép các mục.
  2. Bấm vào nơi bạn muốn dán các mục, và sau đó nhấn CTRL + V.
  3. Nhấp vào nút Paste Options, xuất hiện sau khi bạn dán văn bản. Nếu bạn không thấy nút Paste Options, nhấn CTRL + Z để hoàn tác quá trình dán và sau đó bật tùy chọn hiển thị nó (Xem phần trên).
  4. Nhấp vào Merge With Existing List.

Dán các mục để tạo một mục được đánh số mới

  1. Chọn các mục danh sách mà bạn muốn di chuyển hoặc sao chép, sau đó nhấn CTRL + X để di chuyển các mục hoặc nhấn CTRL + C để sao chép các mục.
  2. Bấm vào nơi bạn muốn dán các mục, và sau đó nhấn CTRL + V.
  3. Nhấp vào nút Paste Options, xuất hiện sau khi bạn dán văn bản. Nếu bạn không thấy nút Paste Options, nhấn CTRL + Z để hoàn tác quá trình dán và sau đó bật tùy chọn hiển thị nó (Xem phần trên).
  4. Nhấp vào Paste as a New List or Paste List Without Merging.

Ví dụ, nếu bạn muốn các mục mà bạn dán được đánh số 1-3, dưới dạng các phần con của mục số 2 trong danh sách hiện có, hãy làm như sau:

  1. Nhấp vào trước mục hoặc đoạn trong mục 2, sau đó nhấn CTRL + V.
  2. Bấm Paste Options, rồi bấm Paste List Without Merging.

Lưu ý: Nếu bạn đang dán từ danh sách này sang danh sách khác trong cùng một tài liệu và bạn sử dụng lệnh Paste List Without Merging, bạn có thể cần phải khởi động lại việc đánh số ở một trong các danh sách của bạn. Để khởi động lại việc đánh số, bấm chuột phải vào mục bạn muốn thực hiện thao tác, rồi bấm Restart at 1 trên menu shortcut.
3. Chọn các mục được đánh số mà bạn đã dán, và sau đó, trong Paragraph của tab Home, bấm Increase Indent.

Dán các mục được đánh dấu vào một danh sách được đánh số

  1. Chọn các mục danh sách mà bạn muốn di chuyển hoặc sao chép, sau đó nhấn CTRL + X để di chuyển các mục hoặc nhấn CTRL + C để sao chép các mục.
  2. Bấm vào nơi bạn muốn dán các mục, và sau đó nhấn CTRL + V.
  3. Nhấp vào nút Paste Options, xuất hiện sau khi bạn dán văn bản. Nếu bạn không thấy nút Paste Options, nhấn CTRL + Z để hoàn tác quá trình dán và sau đó bật tùy chọn hiển thị nó (Xem phần trên).
  4. Nhấp vào Paste List Without Merging hoặc Paste as a New List.

Ví dụ, nếu bạn muốn các mục mà bạn dán là các phần tử con có dấu đầu dòng của mục số 2 trong danh sách hiện có, hãy làm như sau:

  1. Chọn các mục danh sách mà bạn muốn dán dưới dạng các mục con trong danh sách được đánh số, sau đó nhấn CTRL + X để di chuyển các mục hoặc nhấn CTRL + C để sao chép các mục.
  2. Nhấp vào trước mục hoặc đoạn trong mục 2, sau đó nhấn CTRL + V.
  3. Bấm Paste Options, rồi bấm Paste List Without Merging.
  4. Nếu bạn cần thụt lề cho các mục có dấu đầu dòng mà bạn đã dán, hãy chọn các mục và sau đó trong Paragraph của tab Home, bấm Increase Indent.

Dán các mục được đánh số để tạo một mục được đánh số mới

  1. Chọn các mục danh sách mà bạn muốn di chuyển hoặc sao chép, sau đó nhấn CTRL + X để di chuyển các mục hoặc nhấn CTRL + C để sao chép các mục.
  2. Nhấp vào nơi bạn muốn dán các mục, và sau đó nhấn CTRL + V.
  3. Nhấp vào nút Paste Options, xuất hiện sau khi bạn dán văn bản. Nếu bạn không thấy nút Paste Options, nhấn CTRL + Z để hoàn tác quá trình dán và sau đó bật tùy chọn hiển thị nó (Xem phần trên).
  4. Nhấp vào Paste as a New List or Paste List Without Merging.

Ví dụ, nếu bạn muốn các mục mà bạn dán được đánh số 1-3, dưới dạng các mục con của mục có dấu đầu dòng trong danh sách hiện có, hãy làm như sau:

  1. Định vị con trỏ ở phía trước của mục hoặc đoạn trong mục mà bạn muốn tạo danh sách được đánh số mới, sau đó nhấn CTRL + V.
  2. Bấm Paste Options, rồi bấm Paste List Without Merging.
  3. Bấm chuột phải vào mục mà bạn muốn là mục đầu tiên trong danh sách mới, rồi bấm Restart at 1 trên menu shortcut.
  4. Chọn các mục được đánh số mà bạn đã dán, và sau đó, trong Paragraph của tab Home, bấm Increase Indent.

Đặt chế độ mặc định cho Word để dán văn bản

Nếu bạn thường sử dụng một tùy chọn dán cụ thể, bạn có thể cấu hình Word để nó tự động sử dụng tùy chọn đó. Bằng cách này, bạn không cần phải chọn tùy chọn mỗi khi bạn thực hiện thao tác dán văn bản. Bạn có thể thay đổi hành vi mặc định bất cứ khi nào bạn dán văn bản, bằng cách chọn một tùy chọn khác trên Paste Options.

  1. Trong Word 2010, 2013 hoặc 2016, nhấp vào File > Options > Advanced.
  2. Trong Word 2007, bấm nút Microsoft Office, rồi bấm Word Options > Advanced.
  3. Cuộn xuống phần Cut, copy, and paste.
  4. Nhấp vào các hộp để chọn cài đặt bạn muốn.
  • Pasting within the same document
  • Pasting between documents
  • Pasting between documents when style definitions conflict
  • Pasting from other programs

Để biết thêm thông tin về các tùy chọn này, hãy xem tiếp phần sau.

  1. Để sử dụng cài đặt cho tùy chọn smart cut-and-paste, hãy chọn Use smart cut and paste, nhấp vào Settings, sau đó chọn cài đặt bạn muốn. Để biết thêm thông tin, xem “Đặt các tùy chọn cho smart cut-and-paste” ở phần sau.
  2. Nhấp vào OK.

Các tùy chọn dán trong và giữa các tài liệu hoặc tới các chương trình khác

Bởi vì định dạng có thể được lưu trữ trong các style khác nhau, bạn có thể tinh chỉnh cách Word dán văn bản từ nhiều nguồn khác nhau.

Các tùy chọn dán

Dán trong cùng một tài liệu

Khi bạn dán nội dung vào cùng một tài liệu mà bạn đã sao chép nội dung đó, bạn có thể chỉ định hành vi mặc định sau.

  • Keep Source Formatting (Default): Tùy chọn này giữ lại các kiểu ký tự và định dạng trực tiếp được áp dụng cho văn bản được sao chép.
  • Match Destination Formatting: Tùy chọn này loại bỏ hầu hết định dạng được áp dụng trực tiếp cho văn bản đã sao chép, nhưng nó vẫn giữ lại định dạng như in đậm và in nghiêng, những định dạng chỉ áp dụng cho một phần của văn bản được lựa chọn.
  • Keep Text Only: Tùy chọn này loại bỏ tất cả các phần tử định dạng và không phải là văn bản, như hình ảnh hoặc bảng.

Dán giữa các tài liệu

Khi bạn dán nội dung từ tài liệu khác vào Word, bạn có thể chỉ định hành vi mặc định sau.

  • Keep Source Formatting (Default): Tùy chọn này giữ lại định dạng đã được áp dụng cho văn bản đã sao chép.
  • Match Destination Formatting: Tùy chọn này loại bỏ hầu hết định dạng được áp dụng trực tiếp cho văn bản đã sao chép, nhưng nó vẫn giữ lại định dạng như in đậm và in nghiêng.
  • Keep Text Only: Tùy chọn này loại bỏ tất cả các phần tử định dạng và không phải văn bản, như hình ảnh hoặc bảng.

Dán giữa các tài liệu không cùng style

Khi bạn dán nội dung từ tài liệu khác vào Word và kiểu (Style) được gán cho văn bản đã sao chép khác với kiểu trong tài liệu nơi văn bản đó sẽ được dán, bạn có thể chỉ định hành vi mặc định sau.

  • Keep Source Formatting: Tùy chọn này giữ lại định dạng của văn bản đã sao chép bằng cách gán kiểu Normal cho văn bản được dán và áp dụng định dạng trực tiếp.
  • Use Destination Styles (Default): Tùy chọn này giữ lại tên kiểu được liên kết với văn bản đã sao chép, nhưng nó sử dụng định nghĩa kiểu của tài liệu nơi văn bản đó được dán.
  • Match Destination Formatting: Tùy chọn này loại bỏ định nghĩa kiểu và hầu hết định dạng được áp dụng trực tiếp cho văn bản đã sao chép, nhưng nó vẫn giữ lại định dạng như in đậm và in nghiêng.
  • Keep Text Only: Tùy chọn này loại bỏ tất cả các phần tử định