Chuyển đổi từ Word sang Excel: Bí quyết dễ dàng và nhanh chóng

Bởi

Lưu định dạng văn bản thuần và nhập dữ liệu khi chuyển từ Word sang Excel

Để sao chép dữ liệu từ bảng Word sang bảng tính Excel mà vẫn giữ nguyên định dạng văn bản thuần và dễ dàng nhập dữ liệu, có nhiều cách thực hiện. Dưới đây là các bước chi tiết bạn có thể làm theo:

Mở file Word

  1. Mở file Word và nhấp vào mục “File” trên giao diện chính.
  2. Tiếp theo, chọn “Save As”. Trong cửa sổ mở ra, nhấp vào “Browse”. Bạn cũng có thể nhấn phím F12 để mở cửa sổ “Save As”.
  3. Trong mục “Save as type”, chọn “Plain Text” và nhấn “Save”.
  4. Khi cửa sổ “File Conversion” xuất hiện, chọn “Other encoding” và sau đó chọn “Unicode (UTF – 8)”. Nhấn “OK” để lưu file Word đã chọn dưới định dạng văn bản thuần.

Tiến hành mở file word lên
Tiến hành mở file word lên

Thực hiện chuyển đổi

  1. Để chuyển từ Word sang Excel, hãy mở Excel lên và chọn tab “Data” hiển thị trên giao diện chính. Tiếp theo, chọn “From Text”.
  2. Trong cửa sổ “Import text file”, tìm file Văn bản thuần đã lưu ở bước trước đó. Nhấp vào file và chọn “Import” ở phía dưới.
  3. Cửa sổ mới sẽ hiển thị. Hãy đánh dấu vào “Delimited” và sau đó nhấn “Next”. Lưu ý, nếu dữ liệu trong Word là bảng và có tiêu đề cột, hãy đánh dấu vào “My data has headers”.
  4. Đánh dấu vào “Tab” và nhấn “Next” ở dưới.
  5. Tiếp theo, chỉ cần chọn định dạng dữ liệu mà bạn muốn và nhấn “Finish”.

Thực hiện chuyển đổi
Thực hiện chuyển đổi

  1. Sau đó, trong giao diện “Import”, chọn vị trí để nhập dữ liệu vào. Chọn “Exitsting worksheet” nếu bạn muốn nhập dữ liệu vào bảng tính hiện tại. Bạn cũng có thể nhập dữ liệu vào bảng tính mới ở “New worksheet”. Khi hoàn thành, nhấn “OK”.
  2. Cuối cùng, giao diện file mới sẽ hiển thị và bạn đã hoàn thành việc chuyển từ Word sang Excel.

Cách chuyển từ Word sang Excel bằng Paste Special

Sử dụng “Paste Special” là một cách nhanh chóng và dễ dàng để chuyển từ Word sang Excel. Bạn chỉ cần làm theo các bước sau:

  1. Mở file Word và sao chép toàn bộ dữ liệu mà bạn muốn chuyển.
  2. Tiếp theo, mở file Excel và chọn vị trí mà bạn muốn dán dữ liệu vào. Nhấp chuột phải và chọn “Paste Special”.
  3. Chọn “HTML” và nhấn “OK”.

Cách chuyển file Word sang Excel bằng Paste Special
Cách chuyển file Word sang Excel bằng Paste Special

Chỉ với 3 bước đơn giản, bạn đã có thể chuyển từ Word sang Excel một cách nhanh chóng. Lưu ý, nếu dữ liệu bạn chọn để chuyển đổi trong Word là bảng, sau khi hoàn thành, hãy điều chỉnh kích thước để phù hợp.

Sử dụng công cụ hỗ trợ để chuyển đổi

Ngoài các cách chuyển đổi đã nêu trên, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ bên ngoài để hỗ trợ quá trình chuyển đổi nhanh hơn. Để sử dụng các công cụ này, máy tính của bạn cần kết nối Internet.

Sử dụng trang web smallpdf.com để chuyển từ file sang Excel

Khi sử dụng công cụ chuyển từ Word sang Excel này, bạn cần thực hiện nhiều bước như sau:

  1. Truy cập trang web smallpdf.com. Trên giao diện chính của trang, chọn “Word sang PDF”.
  2. Nhấp vào “Chọn các tệp”.
  3. Chọn file bạn muốn chuyển từ Word sang Excel. Sau đó, nhấp vào “Mở” để mở file.
  4. Hệ thống sẽ tự động chuyển đổi file đã chọn.
  5. Sau khi hệ thống hoàn tất, chọn “Tải file xuống”.

Dùng trang web smallpdf.com để chuyển từ file sang Excel
Dùng trang web smallpdf.com để chuyển từ file sang Excel

  1. Tiếp theo, quay lại giao diện chính ban đầu và chọn “PDF sang Excel” để tiếp tục chuyển đổi.

  2. Làm tương tự như bước 2, nhấp vào “Chọn các tệp”.

  3. Tìm file PDF bạn vừa chuyển đổi. Nhấp chọn và sau đó nhấp “Mở”.

  4. Hệ thống sẽ chuyển đổi file và bạn chỉ cần chờ trong vài giây.

  5. Nhấp vào “Tải file xuống” để tải file Excel vừa chuyển đổi về máy tính của bạn.

  6. Kiểm tra file vừa chuyển đổi trong thư mục. Và đó, bạn đã thành công chuyển từ Word sang Excel.

Chuyển đổi từ Word sang Excel bằng trang web convertio.co

Đối với cách chuyển từ Word sang Excel bằng trang web này, bạn cần lưu ý rằng dữ liệu cần chuyển đổi phải là tiếng Anh hoặc tiếng Việt không có dấu. Điều này đảm bảo sau khi chuyển đổi sẽ không có lỗi về font chữ.

  1. Truy cập vào trang web convertio.co. Trên giao diện chính, nhấp vào “Chọn tập tin”.
  2. Sau đó, chọn file Word bạn muốn chuyển đổi. Nhấp vào và chọn “Mở” để mở file.
  3. Tiếp theo, nhấp vào “Chuyển đổi” và chờ trong vài giây để hệ thống tự chuyển đổi file.
  4. Chỉ cần nhấp vào “Tải về”. File Word sẽ được tải về máy tính của bạn dưới định dạng file Excel.

Chuyển đổi từ Word sang Excel bằng trang web convertio.co
Chuyển đổi từ Word sang Excel bằng trang web convertio.co

Các cách trên chỉ đòi hỏi các bước đơn giản để hoàn thành việc chuyển từ Word sang Excel. Tuy nhiên, khi sử dụng trang web này, bạn sẽ không thể chuyển đổi các dữ liệu tiếng Việt có dấu. Điều này cũng là điểm khiến nhiều người sử dụng không hài lòng.

Hy vọng những hướng dẫn trên sẽ giúp bạn chuyển từ Word sang Excel hiệu quả và nhanh chóng. Việc chuyển đổi file từ Word sang Excel rất quan trọng trong công việc và học tập. Do đó, hãy ghi nhớ những cách này và áp dụng khi cần thiết.