Table of Contents
Excel không chỉ là công cụ hữu ích mà còn mang đến nhiều điều thú vị cho công việc văn phòng, và có lẽ nhiều người vẫn chưa biết tới. Một trong những công việc phổ biến là thống kê dữ liệu. Để giúp việc quản lý thông tin trên laptop văn phòng trở nên dễ dàng hơn, dưới đây là 5 cách đánh số thứ tự trong Excel giúp các “tấm chiếu mới” nắm bắt thông tin một cách thông minh.
Cách Đánh Số Thứ Tự Trong Excel Dễ Nhất Là Giữ Và Kéo Chuột
Đây là cách đánh số thứ tự trong Excel dễ dàng nhất và được sử dụng bởi hầu hết các dân văn phòng và sinh viên.
Cách Làm:
- Bước 1: Gõ số 1 vào ô bắt đầu, và gõ số 2 vào ô tiếp theo
- Bước 2: Chọn và bôi đen cả 2 ô, sau đó rê chuột về góc cuối bên phải
- Bước 3: Giữ và kéo chuột hết vị trí cần đánh số. Hoàn thành
Ưu Điểm & Nhược Điểm:
Ưu điểm: Nhanh chóng, đơn giản, dễ dàng trong vài thao tác
Nhược điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ thì STT không được tự cập nhật. Việc nhập liệu đối với những con số lớn lên đến hàng trăm hay hàng ngàn khá khó quản lý.
Cách Sử Dụng Stop Value Để Đánh Số Thứ Tự Trong Excel
Cách này thường được sử dụng bởi các chuyên viên kế toán hay admin trong công việc sử dụng Excel, vì có thể nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn.
Cách Làm:
- Bước 1: Gõ số 1 vào ô bắt đầu
- Bước 2: Chọn Fill > Series > Hiện ra bảng phía trên
- Bước 3: Ở mục Series in chọn Columns. Ở mục Stop Value chọn số bạn muốn kết thúc. Ví dụ: bạn muốn nhập STT từ 1 đến 1000, thì bạn điền Stop value là 1000.
Ưu Điểm & Nhược Điểm:
Ưu điểm: Nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn
Nhược điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ thì STT không được tự cập nhật
Sử Dụng Hàm Sequence Để Đánh Số Trong Excel
Cách này thường được sử dụng bởi những người thành thạo trong việc sử dụng các ứng dụng văn phòng và mong muốn STT tự cập nhật khi xoá đi 1 hàng.
Cách Làm:
Chọn ô bắt đầu của dãy số > Nhập công thức “=SEQUENCE(Số lượng hàng cần đánh số)” và nhấn Enter.
Ví dụ: Ta cần đánh số cho 9 hàng nên sẽ sử dụng công thức “=SEQUENCE(9)”.
Ưu Điểm & Nhược Điểm:
Ưu điểm: Chủ động nhập được số lượng hàng mong muốn và nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn. Ngoài ra, khi xoá một hàng bất kỳ thì STT được tự động cập nhật. Công thức hàm dễ nhớ và dễ thực hiện.
Nhược điểm: Không thể tuỳ chỉnh hay xoá được số thứ tự thủ công từng ô, vì đã mặc định đánh số từ 1 đến số cuối cùng.
Đánh Số Bằng Cách Sử Dụng Hàm Row()-1
Cách này thường được sử dụng bởi những người thành thạo trong việc sử dụng Excel như kế toán, kế toán trưởng, admin, nhân viên nhập liệu,…
Cách Làm:
- Bước 1: Nhập hàm =ROW()-1 tại ô bắt đầu. (-1 vì bạn đang ở hàng số 2 nhưng muốn đánh số thứ tự là 1 nên sẽ dùng ROW()-1, nếu bạn đang ở hàng thứ 3 nhưng muốn đánh số thứ tự là 1 thì sẽ dùng ROW()-2)
- Bước 2: Để con trỏ chuột ở góc dưới bên phải và kéo xuống đến hết vị trí bạn muốn đánh số.
Ưu Điểm & Nhược Điểm:
Ưu điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ thì STT được tự động cập nhật. Công thức hàm tương đối đơn giản nên có thể nhớ được. Ưu tiên sử dụng cách này.
Nhược điểm: Khi nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn thì cần kéo thủ công bằng tay.
Sử Dụng Hàm Subtotal
Cách đánh số thứ tự trong Excel này thường được sử dụng bởi những người có kinh nghiệm và giúp tăng hiệu suất công việc.
Cách Làm:
- Bước 1: Nhập hàm =SUBTOTAL(3, $Ô BẮT ĐẦU NHẬP DỮ LIỆU: Ô BẮT ĐẦU NHẬP DỮ LIỆU). Ví dụ: SUBTOTAL(3, $B$2:B2)
- Bước 2: Để con trỏ chuột ở góc dưới bên phải và kéo xuống đến hết vị trí bạn muốn đánh số.
Ưu Điểm & Nhược Điểm:
Ưu điểm: Khi xoá một hàng bất kỳ thì STT được tự cập nhật
Nhược điểm: Khi nhập được số lượng hàng lớn lên đến 10000 hoặc không giới hạn thì cần kéo thủ công bằng tay. Việc nhớ công thức hàm cũng khá phức tạp và không dễ nhớ, thao tác lâu hơn các cách trên.
Microsoft Excel luôn là công cụ số 1 giúp người dùng thực hiện công việc với số liệu một cách hiệu quả nhất. Đừng tốn thời gian và công sức nếu không biết những mẹo sử dụng Excel thông minh. Dù bạn là giáo viên, học sinh/sinh viên, nhân viên kinh doanh, quản lý hay người mới bắt đầu, hãy dành chút thời gian nghiên cứu những tính năng tuyệt vời mà Microsoft Excel mang lại. Chắc chắn bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và nâng cao kỹ năng của mình. Hãy thử ngay nhé!
Rất nhiều người vẫn thích sử dụng các phiên bản crack, nhưng đó là rất nguy hiểm. Bản crack của Office Word, Excel, Powerpoint hay bất kỳ phần mềm nào khác thường gặp các vấn đề như “out” khi đang làm việc, và điều đó có nghĩa là nếu bạn không “save” thường xuyên, dữ liệu của bạn có thể bị mất hoặc bị “bay màu” bất cứ lúc nào.
Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm crack còn gây nguy hiểm với máy tính của bạn, có thể bị tấn công bởi virus hoặc các vấn đề liên quan đến bảo mật và dữ liệu. Vậy nên, hãy trang bị cho mình bản quyền Microsoft 365 chỉ từ 19k/tháng để bảo vệ máy tính của bạn và làm việc một cách yên tâm.
Hãy cài đặt Microsoft 365 cho máy tính của bạn với rất nhiều tiện ích, kết nối không gián đoạn trên 5 thiết bị cùng lúc, lưu trữ 1TB trên OneDrive, và phiên bản cao cấp của Word, Excel, PowerPoint, Outlook. Đặc biệt, Phúc Anh đang có chương trình khuyến mãi hấp dẫn:
- Giảm ngay 500k khi mua Office Home & Student 2021, chỉ còn 2.190.000đ/trọn đời
- Giảm 300k khi mua Microsoft 365 Personal, chỉ còn 990.000đ/năm
- Giảm 200k khi mua Microsoft 365 Family, chỉ còn 1.479.000đ/năm
Chi tiết mua hàng tại:
(*) Góc Nhìn Mới & Làm Việc Sáng Tạo Cùng Windows 11
Windows không chỉ là một hệ điều hành, nó đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống và công việc của chúng ta, giúp kết nối, học tập, làm việc và giải trí. Windows 11 là phiên bản lột xác, từ âm thanh khởi động đến các biểu tượng ứng dụng. Tốc độ xử lý và trình duyệt nhanh hơn rất nhiều so với các phiên bản trước, mang đến nhiều trải nghiệm tuyệt vời.
Windows 11 mang đến không gian sáng tạo và ổn định giúp bạn theo đuổi đam mê, làm việc và sáng tạo theo cách của bạn.
Tất cả Laptop được nâng cấp miễn phí thông qua bản cập nhật Windows 11 chính thức. 100% Laptop đến tay người dùng đều được trang bị Windows bản quyền. Bạn sẽ không phải lo lắng phải cài lại Windows hoặc sao lưu dữ liệu.
Xem thêm về yêu cầu hệ thống có thể nâng cấp lên Windows 11: https://www.microsoft.com/vi-vn/windows/windows-11-specifications
Đó là 5 cách đánh số thứ tự trong Excel mà bạn cần biết để thực hiện công việc nhanh chóng và thuận lợi nhất. Hi vọng những mẹo vặt trên đã giúp ích cho bạn. Hãy tiếp tục theo dõi Copy Paste Tool để có được những tips hay về công nghệ.