Gửi Mail Hàng Loạt Trong Outlook 2013 – Bí Quyết Bảo Mật

img

Bạn đã bao giờ gặp khó khăn khi gửi một email cho nhiều người mà không muốn ai biết đến những người khác trong danh sách nhận email đó? Thông thường, chúng ta thường sử dụng lựa chọn “Cc” để gửi email cho nhiều người. Tuy nhiên, nếu trong danh sách người nhận có những người không quen biết nhau, việc này có thể gây khó khăn và không tiện lợi. Khi đó, lựa chọn “Bcc” là lựa chọn hoàn hảo. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng nếu chỉ nhập địa chỉ email người nhận vào trường Bcc mà không có địa chỉ người gửi (hoặc địa chỉ email của bạn) ở phần To, email dễ bị coi là thư rác và có thể bị chặn bởi các bộ lọc thư rác.

Để khắc phục tình trạng này, chúng ta có thể làm theo cách sau đây. Cách này sẽ biến địa chỉ email của bạn thành “Người nhận không tiết lộ” để nhập vào phần To, còn các địa chỉ email khác sẽ được nhập vào phần Bcc. Khi làm như vậy, email của bạn sẽ an toàn hơn trước các bộ lọc thư rác.

Bước 1: Tạo địa chỉ liên lạc

Mở Outlook và nhấp vào phần People trong thanh Navigation Bar. Ở chế độ “compact view”, nhấp vào biểu tượng người dùng.

img

Trong phần New của thẻ Home, nhấp vào New Contact. Trong phần hộp hiệu chỉnh Full Name, nhập tên cho địa chỉ liên lạc sẽ hiển thị trong trường To. Bạn có thể gọi nó là “Người nhận không tiết lộ” hoặc bất cứ cái tên nào khác bạn muốn. Hãy nhập địa chỉ email của bạn vào trường E-mail và nhấp vào Save & Close.

img

Bước 2: Gửi email

Giờ hãy nhấp vào phần Mail trên thanh Navigation Bar. Nếu bạn đang ở chế độ “compact view”, nhấp vào biểu tượng chiếc phong bì.

img

Trong phần New của thẻ Home, nhấp vào New Email. Nhấp vào To trong cửa sổ Message.

img

Giờ hãy chọn một địa chỉ liên lạc mới từ địa chỉ email của riêng bạn, nhập vào phần To rồi sau đó nhấp OK.

img

Nếu bạn để ý, bạn sẽ thấy không có trường Bcc trong phần cửa sổ Message. Bạn sẽ phải tự mình thêm vào (nhấn vào thẻ tab Options và trong phần Show Fields nhấn vào Bcc).

img

Khi đó, trường Bcc sẽ được thêm vào cửa sổ Message. Hãy nhập địa chỉ email của tất cả mọi người bạn muốn nhận email bằng cách nhấn vào nút Bcc và chọn từng người trong danh sách liên lạc có sẵn, hoặc nhập thủ công vào trường Bcc. Khi bạn bắt đầu gõ địa chỉ trong trường Bcc, các địa chỉ trùng với address book sẽ được tự động gợi ý.

img

Lưu ý

  • Bạn có thể tạo danh sách bao gồm các địa chỉ email thường xuyên gửi tới dưới dạng nhóm (group).
  • Một số nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) có thể giới hạn số lượng người được nhận email trong một lần gửi. Trong trường hợp này, hãy gửi mỗi lần cho khoảng 20 địa chỉ email hoặc ít hơn là an toàn nhất. Với Gmail, Google đã đặt số lượng được gửi tối đa trong 24 tiếng là 500 địa chỉ email. Nếu gửi quá số lượng này, email của bạn sẽ bị coi là phát tán thư rác và sẽ bị chặn lại.

Điều quan trọng là bảo mật địa chỉ email của người nhận đã và đang được xem là trách nhiệm của bạn. Vì vậy, cách gửi email bằng Bcc hoặc theo cách trên sẽ hữu ích khi bạn gửi dịch vụ tin thư (newsletter) của công ty hoặc tổ chức của mình cho một lượng lớn khách hàng.