Bạn đang sử dụng Outlook và gặp vấn đề về dung lượng mail? Đừng lo lắng! Trong bài viết này, chúng ta sẽ hướng dẫn cách nén mail trong Outlook một cách đơn giản và hiệu quả. Bạn sẽ có thể lưu trữ lại mail cũ và giảm dung lượng lưu trữ trên tài khoản của mình. Bắt đầu thôi nào!
01 – Vào File > Cleanup Tools > Archive
Đầu tiên, hãy truy cập vào mục “File” trên thanh công cụ của Outlook. Tiếp theo, chọn “Cleanup Tools” và sau đó chọn “Archive”. Điều này sẽ giúp bạn nén và lưu trữ mail cũ một cách dễ dàng và tiện lợi.
02 – Chọn thư mục cần lưu trữ
Tiếp theo, bạn cần chọn thư mục mà bạn muốn lưu trữ. Điều này có thể là INBOX hoặc SEND… Sau đó, bạn có thể chọn mốc thời gian cần lưu trữ và địa điểm để lưu trữ mail.
Nếu bạn muốn lưu trữ toàn bộ thư mục INBOX hoặc SEND cùng lúc, bạn chỉ cần nhấp vào tên địa chỉ mail.
Lưu ý rằng mốc thời gian lưu trữ sẽ di chuyển các mail cũ từ ngày trước mốc thời gian bạn chọn và lưu vào thư mục khác mà bạn chỉ định. Hãy theo dõi thanh trạng thái của Outlook và khi bạn thấy dòng chữ “Archiving Inbox” biến mất, có nghĩa là quá trình nén và lưu trữ đã hoàn tất.
Bây giờ, trên cột trái của Outlook, bạn sẽ thấy thêm một thư mục có tên “archives” và thư mục này sẽ chứa các mail từ ngày trước mốc thời gian bạn chọn.
Để kiểm tra xem file .pst đã được tạo hoàn tất hay chưa, hãy kiểm tra trong thư mục lưu trữ.
03 – Sử dụng tính năng AutoArchive (Tùy chọn)
Nếu bạn muốn cấu hình tự động nén và lưu trữ mail sau một khoảng thời gian nhất định, bạn có thể sử dụng tính năng AutoArchive. Để cấu hình tính năng này, hãy vào mục “AutoArchive Settings”.
Với những bước đơn giản như vậy, bạn đã có thể nén và lưu trữ mail trong Outlook một cách dễ dàng. Điều này giúp bạn tiết kiệm dung lượng đĩa và duy trì tài khoản mail của mình sạch sẽ và gọn gàng. Hãy thử ngay và trải nghiệm sự tiện lợi của việc nén mail trong Outlook nhé!
Xem thêm nhiều kiến thức về dịch vụ Email Server tại đây: Copy Paste Tool