Table of Contents
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách sao chép và áp dụng định dạng trong Excel sử dụng các công cụ như Format Painter, Fill Handle và Paste Special. Những phương pháp này có thể áp dụng trong các phiên bản Excel từ 2010 trở đi.
Khi bạn đã hoàn thành việc tính toán số liệu trong bảng tính, bạn thường muốn thay đổi định dạng để bảng tính trông đẹp hơn và chuyên nghiệp hơn. Dù bạn đang làm báo cáo cho công ty hoặc tạo bảng tổng hợp để gửi lên ban giám đốc, việc định dạng cẩn thận sẽ giúp bạn nổi bật những số liệu quan trọng và tạo ra thông tin truyền tải dễ dàng và hiệu quả hơn.
Microsoft Excel đã thiết kế một chức năng tuyệt vời để sao chép định dạng, nhưng thường thì chức năng này bị bỏ qua hoặc xem thường. Đó chính là Format Painter. Format Painter giúp bạn dễ dàng sao chép định dạng của một ô và áp dụng cho ô khác.
Trong bài viết này, chúng ta cũng sẽ tìm hiểu về cách sử dụng Format Painter hiệu quả nhất trong Excel và các kỹ thuật sao chép định dạng khác.
Format Painter trong Excel:
Format Painter là một trong những công cụ hiệu quả nhất khi bạn cần sao chép định dạng. Nó cho phép bạn sao chép định dạng của một ô và áp dụng cho các ô khác.
Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể sao chép hầu hết các định dạng bao gồm:
- Các định dạng số (General, Percentage, Currency)
- Font, kích cỡ và màu chữ
- Các đặc điểm của font chữ như đậm, nghiêng, gạch chân
- Màu nền
- Căn chỉnh chữ và hướng chữ
- Đường viền ô
Trong tất cả các phiên bản Excel, bạn có thể tìm thấy Format Painter trong tab Home, trong nhóm Clipboard, gần nút Paste.
Cách sử dụng Format Painter trong Excel:
Để sao chép định dạng của một ô sử dụng Format Painter, bạn chỉ cần làm những bước sau:
- Chọn ô có định dạng mà bạn muốn sao chép.
- Trong tab Home, nhóm Clipboard, nhấn nút Format Painter. Chuột sẽ chuyển thành hình chiếc cọ sơn.
- Di chuyển chuột đến ô mà bạn muốn áp dụng định dạng và nhấn vào ô đó.
Mẹo sử dụng Format Painter:
Khi bạn cần sao chép định dạng cho nhiều ô cùng lúc, nhấn chuột vào từng ô sẽ tốn nhiều thời gian và công sức. Dưới đây là một số mẹo nhỏ để bạn tiết kiệm thời gian:
- Sao chép định dạng cho một dãy ô: Để sao chép định dạng cho các ô liền kề nhau, chọn ô với định dạng mẫu, nhấn nút Format Painter, và kéo cọ qua các ô mà bạn muốn thay đổi định dạng.
-
Sao chép định dạng cho các ô không liền kề nhau: Để sao chép định dạng cho các ô không kề nhau, nhấn đúp chuột vào Format Painter thay vì nhấn một lần. Điều này sẽ giữ chức năng Format Painter. Sao chép định dạng cho các ô mà bạn cần, và để kết thúc, nhấn phím Esc hoặc Format Painter một lần nữa.
-
Sao chép định dạng cột: Để sao chép định dạng của cả một cột, bạn chỉ cần chọn tiêu đề cột có định dạng mẫu, nhấn Format Painter, sau đó chọn tiêu đề cột mà bạn muốn thay đổi định dạng.
Như vậy, định dạng mới sẽ được áp dụng cho cả cột, bao gồm độ rộng của cột.
Bạn có thể thực hiện cách tương tự khi muốn sao chép định dạng cho hàng.
Format Painter giúp sao chép định dạng trở nên vô cùng dễ dàng. Tuy nhiên, trong Excel, thông thường có nhiều hơn một cách để thực hiện cùng một nhiệm vụ. Tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu thêm hai cách khác để sao chép định dạng trong Excel.
Sao chép định dạng sử dụng Fill Handle:
Chúng ta thường sử dụng Fill Handle để sao chép công thức hoặc tự động điền dữ liệu cho các ô. Nhưng bạn có biết Fill Handle cũng có thể được sử dụng để sao chép định dạng?
- Định dạng ô đầu tiên theo cách bạn muốn.
- Chọn ô đã được định dạng cẩn thận, sau đó di chuyển chuột tới vùng Fill Handle (ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của ô). Khi đó, con trỏ chuột sẽ chuyển thành hình chữ thập màu đen.
- Giữ và kéo chuột qua ô mà bạn muốn áp dụng định dạng mới.
- Thả Fill Handle, sau đó chọn Auto Fill Options > Fill Formatting Only.
Như vậy, giá trị của các ô sẽ trở lại như ban đầu, chỉ định dạng mới được giữ lại.
Mẹo nhỏ: Để sao chép định dạng cho cả cột từ ô đầu, bạn có thể kích đúp chuột vào phần Fill Handle thay vì kéo chuột, sau đó chọn AutoFill Options > Fill Formatting Only.
Sao chép định dạng sử dụng Paste Special:
Một cách khác để nhanh chóng sao chép định dạng trong Excel là sử dụng bàn phím thay vì Paste Special > Formats:
- Chọn ô có định dạng mẫu và nhấn Ctrl + C để sao chép nội dung và định dạng.
- Chọn cột hoặc dòng bạn muốn thay đổi định dạng bằng cách nhấn vào tiêu đề hàng/cột.
- Nhấn chuột phải, sau đó chọn Paste Special.
- Trong hộp thoại Paste Special > Formats > OK.
Khi bạn chọn các tùy chọn Formatting, Excel sẽ cho bạn xem trước định dạng mới, như ở hình dưới.
Phím tắt để sao chép định dạng:
Đáng tiếc là Excel không cung cấp cho chúng ta một tổ hợp phím tắt để sao chép định dạng. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng các chuỗi phím tắt dưới đây nếu bạn thích sử dụng bàn phím hơn là chuột.
Phím tắt Format Painter trong Excel:
Thay vì nhấn nút Format Painter, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Chọn ô có định dạng mẫu.
- Nhấn Alt > H > F > P.
- Chọn ô mà bạn muốn áp dụng định dạng.
Bạn cần nhấn các phím tắt theo thứ tự, không phải cùng một lúc:
- Alt: kích hoạt phím tắt để thực hiện các lệnh trên Ribbon.
- H: chọn tab Home.
- F, P: chọn Format Painter.
Phím tắt Paste Special trong Excel:
Một cách khác để sao chép định dạng nhanh chóng là sử dụng bàn phím thay cho Paste Special > Formats:
- Chọn ô mà bạn muốn sao chép định dạng.
- Nhấn Ctrl + C để sao chép ô đã chọn.
- Chọn ô mà bạn muốn áp dụng định dạng mới.
- Trong Excel 2010 – 2016, nhấn Shift + F10, S, R, sau đó nhấn Enter.
Với Excel 2007, nhấn Shift + F10, S, T, sau đó nhấn Enter.
Trong đó:
- Shift + F10: hiển thị menu lựa chọn.
- Shift + S: chọn lệnh Paste Special.
- Shift + R: chọn lệnh chỉ sao chép định dạng.
Mong rằng với bài viết này, bạn đã hiểu cách sử dụng Format Painter và các cách sao chép định dạng khác trong Excel một cách dễ dàng nhất. Ngoài ra, để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả, bạn cần sử dụng tốt các hàm, công cụ khác của Excel.
Rất nhiều kiến thức, phải không? Tất cả những kiến thức này đều có thể học được trong khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới chuyên gia của Học Excel Online. Đây là khóa học giúp bạn hệ thống kiến thức một cách đầy đủ, chi tiết. Hơn nữa, không hề có giới hạn về thời gian học tập, bạn có thể thoải mái học bất cứ lúc nào và dễ dàng tra cứu lại kiến thức khi cần. Hiện nay, hệ thống đang có ưu đãi rất lớn cho bạn khi đăng ký tham gia khóa học. Chi tiết xem tại: Copy Paste Tool.