Table of Contents
Như chúng ta đã biết, kỹ năng sử dụng học văn phòng là rất quan trọng trong công việc, đặc biệt là đối với những vị trí như kế toán, tài chính, nhân sự,…Trong quá trình làm việc với Word và Excel, thao tác sao chép dữ liệu là một trong những việc làm quan trọng và cần thiết. Nhưng làm thế nào để sao chép nội dung mà không làm mất đi định dạng ban đầu? Hãy cùng tìm hiểu cách sao chép từ Word sang Excel qua bài viết dưới đây nhé.
1. Cách sao chép bảng từ Word sang Excel bằng Paste Special
- Bước 1: Mở File Word cần sao chép nội dung, sau đó bôi đen vùng chọn và nhấn phím
Ctrl + Cđể sao chép.
- Bước 2: Tiếp tục mở File Excel và dán nội dung vừa sao chép ở bước 1 bằng cách ấn chuột phải và chọn “Paste Special”.
- Bước 3: Trong giao diện của “Paste Special”, bạn tích chọn “Paste” và “HTML” sau đó nhấn Ok.
- Bước 4: Sau khi sao chép dữ liệu từ Word sang Excel, tất cả thông tin, font chữ và định dạng sẽ được giữ nguyên. Chỉ có sự thay đổi về mặt kích thước các cột trong bảng File Excel. Để khắc phục và sửa chữa lỗi này, bạn chỉ cần sử dụng chuột trái để kéo và thả độ dài, độ rộng của các ô để đạt được kết quả như mong muốn. Đây cũng là một cách chuyển từ file Word sang Excel bằng các phím tắt giúp tiết kiệm thời gian.
2. Lưu định dạng dưới dạng Plain Text và Import
- Bước 1: Mở File Word, trên thanh công cụ chọn mục File.
- Bước 2: Sau đó bạn chọn mục lưu trong Save As. Tiếp tục nhấn vào Browse.
- Bước 3: Trong mục Save as Type, bạn chọn định dạng Plain Text rồi chọn Save.
- Bước 4: Trong giao diện File Conversion, bạn tích chọn Other encoding và chọn Unicacode(UTF-8).
Tiếp tục nhấn OK để lưu File Word thành định dạng Plain Text.
- Bước 5: Bạn mở Excel. Trên thanh công cụ bạn chọn Tab Data. Tiếp tục chọn From Text.
- Bước 6: Tại giao diện cửa sổ Import Text File, tiếp tục đến File Plain Text mà bạn vừa lưu và nhấn chọn Import.
- Bước 7: Trong giao diện mới, bạn tích vào mục Delimited và nhấn Next.
- Bước 8: Nhấn dấu tích vào mục Tab và nhấn Next.
- Bước 9: Trong cửa sổ Text Import Wizard, chọn Genaral, sau đó nhấn Finish.
- Bước 10: Trong cửa sổ Import Data, bạn chọn Exitsting worksheet nếu muốn đưa dữ liệu vào sheet. Tiếp tục nhấn OK để hoàn tất.
- Bước 11: Kết quả sau khi hoàn thành việc chuyển bảng từ Word sang Excel như sau.
3. Sử dụng công cụ chuyển đổi
1. Chuyển đổi trang web bằng convertio.co
Một trong những cách chuyển file Word sang Excel là sử dụng công cụ chuyển đổi từ Word sang Excel như convertio.co. Đây được xem là một phần mềm tiện ích nhanh chóng giúp tiết kiệm thời gian. Bạn chỉ cần thực hiện các bước sau đây.
- Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào trang web Convertio, tại giao diện chính bạn nhấn chọn mục Chọn tập tin.
- Bước 2: Sau đó, bạn lựa chọn file Word và nhấn Open để mở tệp tin.
- Bước 3: Nhấn vào mục Chuyển đổi và đợi trong vài giây để hệ thống chuyển đổi file cho bạn.
- Bước 4: Nhấn Tải về để tải định dạng file Excel về máy.
Lưu ý: Với cách này, dữ liệu trong file Word bạn muốn chuyển đổi phải là tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu để không gây lỗi font chữ.
2. Sử dụng trang web smallpdf.com để chuyển đổi dữ liệu
Cùng tìm hiểu cách chuyển từ Word sang Excel bằng cách sử dụng công cụ thứ 2 là smallpdf.com.
- Bước 1: Bạn truy cập vào trang web Smallpdf.com, nhấn chọn mục Word sang PDF.
- Bước 2: Bạn nhấn vào mục “Chọn các tệp”.
- Bước 3: Nhấp chọn file bạn muốn chuyển đổi, sau đó nhấn Open để mở file.
- Bước 4: Khi đó, hệ thống sẽ tự động chuyển đổi file cho bạn.
- Bước 5: Tiếp đó, bạn nhấn vào mục Tải file xuống.
- Bước 6: Bạn trở lại giao diện đầu tiên và chọn mục chuyển đổi từ file PDF sang Excel.
- Bước 7: Nhấn chọn vào mục Chọn các tệp.
- Bước 8: Tại file PDF bạn vừa chuyển đổi nhấn vào Open.
- Bước 9: Bước này sẽ mất vài giây để hệ thống khởi chạy chuyển đổi file cho bạn.
- Bước 10: Nhấn vào Tải file xuống để tải file Excel của bạn về máy.
- Bước 11: Bạn vào thư viện để kiểm tra lại file mà bạn vừa chuyển đổi.
Thông qua bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu cách sao chép bảng từ Word sang Excel và cách sao chép dữ liệu trong Excel. Nếu bạn quan tâm đến tin học văn phòng và các chủ đề khác, hãy tham khảo thêm khóa học Excel mới tại Copy Paste Tool. Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt mua cuốn sách Excel ứng dụng văn phòng từ cơ bản đến của giảng viên.