Fax – Kỹ thuật điện tử giúp bạn gửi bản sao tài liệu dễ dàng

Bạn có từng nghe về fax nhưng không hiểu rõ về công nghệ này? Với sự phát triển của Internet và các thiết bị điện tử như laptop, điện thoại, fax dường như đang dần trở thành một công nghệ lạc hậu. Nhưng đừng vội bỏ qua fax! Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về fax, máy fax, số fax và cách sử dụng fax thông qua bài viết này nhé!

1. Fax là gì?

Fax, hay còn gọi là điện thư, là một công nghệ điện tử cho phép bạn gửi bản sao tài liệu thông qua hệ thống dây dẫn điện. Từ “fax” là viết tắt của tiếng Latin facsimile, với “fac” có nghĩa là tạo và “simile” có nghĩa là tương tự. Nói cách khác, fax mang nghĩa là tạo ra một phiên bản tương tự với bản gốc.

Fax là kỹ thuật điện tử giúp gửi bản sao tài liệu thông qua hệ thống dây dẫn điện

2. Máy fax là gì? Dùng để làm gì?

Máy fax, hay còn gọi là máy điện thư, là thiết bị có khả năng quét bản gốc, mã hóa thông tin trên đó để truyền qua hệ thống dây dẫn đến một chiếc máy tại địa điểm khác và xuất chúng thành văn bản trên mặt giấy. Thông thường, máy fax được sử dụng để gửi tài liệu điện tử qua đường truyền của mạng điện thoại.

Chức năng của máy fax

3. Số fax là gì? Có bao nhiêu số?

Số fax là dãy số giúp xác định và phân biệt thông tin của người dùng, nhằm giảm tình trạng gửi sai hoặc gửi nhầm. Đa phần các công ty sẽ lấy số điện thoại cơ quan làm số fax, nên trung bình dãy số fax sẽ bao gồm khoảng 10 số và có dạng +84(8) 24567889. Tùy thuộc vào nhu cầu cá nhân, người dùng có thể có một hoặc nhiều số fax khác nhau để phục vụ cho mục đích công việc của bản thân.

Khái niệm số fax

4. Gửi fax là gì? Cần lưu ý gì khi gửi fax?

Gửi fax chính là gửi tài liệu và thông tin dựa trên một số fax được khách hàng hoặc đối tác cung cấp. Khi sử dụng fax để truyền dữ liệu, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

  • Outbox sẽ là nơi lưu giữ các bản fax chưa được gửi.
  • Send items được dùng để ghi lại những bản fax đã được gửi thành công.
  • Inbox giúp cất giữ các bản fax đã được nhận.
  • Không phải máy fax nào cũng sẽ in tài liệu lên mặt giấy ngay khi nhận được thông tin, tùy thuộc vào cài đặt của người dùng mà mỗi máy sẽ khác nhau.
  • Bên cạnh sử dụng phần mềm in fax của Windows, người dùng cũng có thể gửi fax bằng các phần mềm có chức năng in như Word, Excel,…

Khái niệm gửi fax

5. Cách gửi fax phổ biến hiện nay

5.1. Gửi fax bằng máy tính

Để gửi fax bằng máy tính, bạn có thể làm những bước sau:

Bước 1: Tại hộp tìm kiếm trên thanh tác vụ nhập “Fax” > Chọn “Windows Fax and Scan”.

Mở cửa sổ Windows Fax and Scan

Bước 2: Khi cửa sổ Windows Fax and Scan xuất hiện, nhấn vào “Fax” ở góc trái màn hình > Nhấn vào “New Fax”.

Mở tab New Fax

Bước 3: Lúc màn hình hiển thị như hình sau, tiến hành nhập thông tin.

  • Tại “To” nhập số fax người nhận.
  • Tại “Subject” nhập chủ đề nội dung của tài liệu.
  • Tại phần soạn thảo nhập nội dung.

Bắt đầu soạn thảo fax

Bước 4: Chọn “Send”.

Tiến hành gửi fax

5.2. Gửi fax bằng Gmail

Để gửi fax bằng Gmail, bạn có thể làm những bước sau:

Bước 1: Mở hộp thư Gmail > Chọn “Soạn thư”.

Mở hộp thoại soạn thảo mail

Bước 2: Nhập số fax và phần mở rộng dịch vụ tại ô “Đến” > Điền chủ đề fax tại ô “Chủ đề”.

Nhập thông tin cần thiết

Bước 3: Nhập nội dung tại phần soạn thảo hoặc tải tệp lên tại “Đính kèm tệp”.

Soạn thảo nội dung

Bước 4: Chọn “Gửi”.

Tiến hành gửi mail

5.3. Gửi fax bằng máy photocopy

Để gửi fax bằng máy photocopy, bạn có thể làm những bước sau:

Bước 1: Chọn “Fax” trên bảng điều khiển.

Chọn chức năng gửi fax của máy photocopy

Bước 2: Quét bản gốc.

Quét bản gốc của tài liệu

Bước 3: Nhập số fax cần gửi.

Nhập địa chỉ máy fax muốn gửi tài liệu

Bước 4: Nhấn “Start”.

Bắt đầu gửi fax

Xem thêm các sản phẩm Máy in đang kinh doanh tại Thế Giới Di Động.

Bài viết trên cung cấp thông tin về khái niệm Fax, máy fax, số fax và cách gửi fax. Hy vọng có thể giúp ích được cho các bạn!