Table of Contents
Hộp thư dùng chung là một trong những tính năng ấn tượng của gói phần mềm Microsoft 365 giúp tăng cường hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp. Với Hộp thư dùng chung Office 365, các đội nhóm có thể tương tác hiệu quả và hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn.
Hộp thư dùng chung Microsoft 365 là gì?
Hộp thư dùng chung Microsoft 365 là một hộp thư đến có thể chia sẻ giữa nhiều tài khoản người dùng với các quyền cụ thể như xem, trả lời, chuyển tiếp và tạo email mới. Tất cả email gửi từ hộp thư dùng chung đều hiển thị địa chỉ hộp thư dùng chung, không phải địa chỉ cá nhân của người dùng. Điều này giúp tạo ra sự thống nhất và chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng.
Tại sao nên sử dụng hộp thư dùng chung Microsoft 365?
Trong môi trường doanh nghiệp, hộp thư dùng chung mang lại nhiều lợi ích hơn so với việc sử dụng email cá nhân:
1. Giám sát và gửi email từ một tài khoản chung
Hộp thư dùng chung Microsoft 365 cho phép nhiều thành viên trong nhóm theo dõi và gửi email từ một tài khoản chung. Điều này giúp mọi người có cái nhìn tổng quan về tất cả email được gửi đến và không cần chuyển tiếp email đến các thành viên liên quan. Đặc biệt, khi một thành viên đang nghỉ phép, các thành viên khác vẫn có thể tiếp quản công việc qua hộp thư chung.
2. Xử lý các câu hỏi của khách hàng qua email nhanh hơn
Hộp thư dùng chung giúp tập trung các vấn đề của khách hàng về một nơi duy nhất. Tất cả thành viên trong nhóm có thể xem và xử lý các vấn đề dựa trên quyền hạn của mình. Điều này giúp cải thiện khả năng chăm sóc khách hàng và tăng tính hiệu quả.
3. Chia sẻ thông tin từ lịch Outlook
Hộp thư dùng chung Microsoft 365 cho phép doanh nghiệp lưu giữ tất cả cuộc hẹn của khách hàng trong một lịch duy nhất. Điều này giúp mọi thành viên cùng biết về lịch hẹn của nhau và theo dõi tiến độ dự án dễ dàng hơn.
Hạn chế của hộp thư dùng chung Microsoft 365
Tuy hộp thư dùng chung mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng có một số hạn chế cần lưu ý:
1. Khả năng cộng tác hạn chế
Hộp thư dùng chung không cho phép cộng tác trực tiếp trên email. Để thảo luận và làm việc chung về nội dung email, thành viên phải sử dụng các công cụ khác như Teams.
2. Hạn chế số lượng truy cập
Số lượng thành viên truy cập hộp thư dùng chung bị hạn chế. Khi có quá nhiều người cùng truy cập cùng lúc, lỗi kết nối có thể xảy ra. Trong trường hợp này, bạn cần giảm số lượng thành viên để đảm bảo hiệu suất làm việc.
3. Khả năng bảo mật thông tin
Hộp thư dùng chung có thể không an toàn hơn do mỗi người dùng truy cập vào nó bằng thông tin đăng nhập của riêng mình. Điều này có nguy cơ dẫn đến việc xâm phạm thông tin.
Cách tạo Hộp thư dùng chung Microsoft 365
Tạo hộp thư dùng chung Office 365 khá đơn giản. Bạn có thể làm theo hướng dẫn của hãng hoặc tuân thủ các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào trung tâm quản trị Microsoft 365 hoặc trung tâm quản trị Exchange với quyền quản trị viên.
Bước 2: Trong trung tâm quản trị, chọn Microsoft 365 Groups > Shared mailboxes.
Bước 3: Trên trang Hộp thư dùng chung, nhấp vào “+ Thêm hộp thư” và nhập tên hộp thư. Bạn cũng có thể chỉnh định email cho hộp thư này.
Bước 4: Thêm thành viên vào hộp thư chung bằng cách nhấp vào “+ Thêm thành viên” và chọn người dùng muốn mời.
Bước 5: Lưu và hoàn tất thiết lập.
Bước 6: Để đảm bảo an toàn, chặn đăng nhập vào hộp thư chung bằng tài khoản cá nhân.
Bước 7: Trong trung tâm quản trị, đi tới Users > Active users và tìm các tài khoản được chia sẻ hộp thư.
Bước 8: Chọn người dùng được chia sẻ hộp thư > Chọn “Block người dùng này” > Lưu thay đổi.
Với tính năng hộp thư dùng chung Microsoft 365, bạn và doanh nghiệp có thể nhanh chóng tận dụng sức mạnh làm việc của Microsoft 365. Hãy thử ngay và trải nghiệm sự tiện lợi mà nó mang lại!