Cách xử lý khi hộp thư Outlook bị đầy

Bạn đã sử dụng hộp thư Outlook trong một thời gian dài và bỗng dưng nó bị đầy. Điều đó có nghĩa là hộp thư đã sử dụng hết dung lượng lưu trữ. Khi không nhận ra, bạn có thể bỏ lỡ các email quan trọng gửi đến.

1. Xóa hoặc lưu trữ email trong Outlook

Trước khi xử lý hộp thư bị đầy, bạn cần hiểu rõ hai khái niệm để xóa và lưu trữ email một cách khoa học:

  • Lưu trữ (Archive): Di chuyển thư đến một thư mục bạn muốn lưu lại cho tương lai. Bạn có thể truy xuất chúng bất cứ khi nào bạn muốn.
  • Xóa (Delete): Di chuyển thư của bạn đến thư mục Delete Items. Các email này bạn không còn sử dụng nữa. Khi chuyển email đến thư mục này, rất khó khôi phục lại.

Xóa email trong Outlook

Khi hộp mail Outlook bị đầy, bạn chỉ cần xóa email không quan trọng là được. Nhấp chuột phải vào ô cần xóa và chọn delete có biểu tượng dấu X ở thanh công cụ phía trên.

Xóa email cũ

Ngay sau khi bạn xóa email, nó sẽ được chuyển đến thư mục Delete Items. Email sẽ được tạm thời lưu trữ ở đó. Để xóa vĩnh viễn email khỏi Outlook, bạn cần mở thư mục đó và xóa một lần nữa.

Để email vào thư mục lưu trữ

Lưu trữ email là tính năng để gom những email quan trọng lại một chỗ để tiết kiệm thời gian tìm kiếm và sử dụng chúng cho tương lai.

Để lưu trữ email trong Outlook, bạn cần nhấp chuột phải vào email cần lưu trữ. Sau đó, chọn archive trong thanh công cụ phía trên.

Lưu trữ email

Trước khi sử dụng tính năng này, bạn cần tạo một thư mục để lưu những email của mình vào đó. Chọn vào ô Create archive folder để tạo thư mục. Sau khi tạo thư mục, chỉ cần chuyển những email quan trọng vào thư mục này là xong.

2. Tự động xóa email khỏi máy chủ Outlook trên Window

Bước 1: Khởi động Outlook

  • Nhấp vào tab Tệp rồi bấm phím thông tin
  • Thiết đặt tài khoản và bấm lại vào Cài đặt tài khoản – Account Setting

Tự động xóa mail Outlook

Bước 2: Chọn tài khoản email

Sau khi cài đặt tài khoản hiển thị, chọn tài khoản email của bạn trên tab Email. Trong thư mục Tên, bấm thay đổi.

Bước 3: Thêm cài đặt

Tại cửa sổ tiếp theo, nhấp Thêm Cài đặt.

Bước 4: Chọn thời gian

Trong tab Nâng cao, chọn thời gian mà bạn muốn xóa thư. Ví dụ, bạn có thể chọn số ngày trong Outlook 2010 là 14 ngày. Có nghĩa là bản sao thư được lưu trữ trong 14 ngày, sau đó sẽ bị xóa khỏi hộp thư.

3. Tự động xóa email khỏi máy chủ Outlook trên Mac

Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên máy tính Mac của bạn.

Bước 2: Chọn Tools và sau đó chọn Accounts.

Bước 3: Chọn tài khoản email bạn muốn cấu hình.

Bước 4: Chọn tab Advanced.

Bước 5: Cấu hình Remove from server:

  • Dưới phần Server của hộp thoại Account Information, chọn Remove from server after x days.
  • Nhập số ngày bạn muốn giữ lại email trên máy chủ trước khi xóa.

Bước 6: Nhấn “OK”

Nhấn OK để đóng hộp thoại Account Information.

4. Lưu trữ email sang file mới.

Khi xóa email, bạn chỉ giảm dung lượng một chút. Bạn có thể lưu trữ email và di chuyển các tập tin đính kèm sang file archive.pst riêng biệt. Điều này giúp bạn có thêm dung lượng trống để lưu trữ email.

Thư mục Lưu trữ Archive sẽ hiển thị trong danh sách các thư mục. Bạn có thể tìm kiếm email trong thư mục lưu trữ đó.

Các bước lưu file sang pst

Bước 1: Mở Outlook và chọn File PST Open & Export (Mở và Xuất).

Bước 2: Chọn Export to a file trong hộp thoại Import and Export Wizard (Thuật sĩ Nhập và Xuất), sau đó nhấn Next (Tiếp theo).

Bước 3: Chọn Outlook Data File (.pst) và nhấn Next (Tiếp theo).

Bước 4: Chọn Thư Mục để Xuất: Chọn thư mục (ví dụ: Inbox, Sent Items) bạn muốn xuất ra file PST và nhấn Next (Tiếp theo).

Bước 5: Chọn Đường Dẫn và Đặt Mật Khẩu (Tùy chọn): Chọn nơi bạn muốn lưu file PST. Nếu bạn muốn, bạn có thể đặt mật khẩu để bảo vệ file PST. Sau đó nhấn Finish để hoàn tất quá trình xuất, hoặc bạn cũng có thể đặt mật khẩu cho file.

Bước 6: Nếu bạn đã đặt mật khẩu, Outlook sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu mỗi khi mở file PST.

5. Nâng cấp lên gói Microsoft 365

Gói Microsoft 365 bao gồm các ứng dụng như Word, Excel và đặc biệt là email Outlook đã quá quen thuộc. Đây là các bộ công cụ gắn liền với công việc.

Tuy nhiên, Microsoft 365 còn làm được nhiều hơn thế nữa. Với bộ lưu trữ email Microsoft 365 lên đến 50GB và 1TB trong OneDrive, bạn có thể thoải mái lưu trữ dữ liệu.

Microsoft 365 là một phiên bản nâng cấp của Office truyền thống, được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây. Nhờ đó, Microsoft 365 giúp bạn làm việc mọi lúc mọi nơi và làm việc trực tuyến với nhau.

Trên đây là 5 cách đơn giản để bạn chủ động xử lý khi hộp thư Outlook bị đầy. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng việc này chỉ là tạm thời. Khi nhu cầu sử dụng ngày càng tăng, việc hộp thư bị đầy chỉ là vấn đề sớm muộn.

Bạn có thể nâng cấp Outlook của mình bằng cách đăng ký Microsoft 365 để nhận 30GB dung lượng mail và 1TB dung lượng OneDrive.